Participer à un salon B2C permet de renforcer sa position sur le marché et d’aller à la rencontre de ses clients. Mais avant de partir à l’aventure, un peu de préparation et un budget bien défini s’imposent ! Pour vous aider à organiser au mieux l’événement et à anticiper les coûts, voici un aperçu des principales dépenses à prendre en compte.

La location de l’espace

Les frais associés à la location d’un espace d’exposition représentent un coût important. Le prix varie en fonction de la taille du stand et de son emplacement au sein de l’événement. Ainsi, un stand proche de l’entrée ou situé dans l’une des artères principales coûtera plus cher que celui qui se trouve dans un coin de la salle. Pour vous faire une idée, les exposants dépensent en moyenne 6 000 € pour un espace d’environ 30 m² dans un salon de grande envergure.

Par ailleurs, lorsque vous souhaitez exposer dans un salon professionnel, il faut également penser aux frais d’inscription. Ceux-ci varient de 500 à 3 000€, en fonction de la taille et de la renommée de l’événement auquel vous envisagez de participer.

L’agencement du stand

Outre la location de l'espace et les frais d'inscription, il y a d'autres coûts à considérer pour parfaire l’évaluation du budget de préparation à un salon. Par exemple, les frais liés à la conception et à la construction du stand, qui peuvent inclure les services d'un designer professionnel. En effet, faire appel à une agence événementielle pour gérer votre projet de A à Z n’aura pas le même coût qu’un stand simple à monter soi-même. Un stand personnalisé peut coûter entre 300 et 1 000 € par m².

Par ailleurs, les dépenses liées à l'équipement audiovisuel, à l'éclairage, et à la décoration ne doivent pas être oubliées. Pensez aux fauteuils, chaises, tables, bureau, télé, enceintes et animations interactives afin de donner envie aux visiteurs de rester sur votre stand et de tout savoir sur vos produits et vos services !

A cela s’ajoute le coût des matériaux ou encore de la main-d'œuvre pour monter l’ensemble, surtout si vous n’êtes pas à l’aise avec le bricolage. L’idée est de parvenir à créer un espace à la fois attractif et fonctionnel pour représenter votre marque et obtenir de bons résultats commerciaux.

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La logistique

Les coûts de transport et de logistique pour acheminer le matériel d'exposition et les produits jusqu'au salon, ainsi que les dépenses liées à l'hébergement et au déplacement pour le personnel présent durant l’événement, constituent également une part importante du budget prévisionnel.

En effet, les frais peuvent vite grimper, surtout si le salon se déroule loin du siège de l'entreprise. Nous vous conseillons de vous y prendre à l’avance, car les tarifs hôteliers ont tendance à augmenter durant les grands événements comme les salons de l’habitat et de l’immobilier.

Assurez-vous que votre équipe soit bien formée et alerte pour accueillir et engager les visiteurs. Le budget doit donc inclure les salaires et les frais de déplacement. N’oubliez pas d’intégrer les frais de restauration pour chacun lors de l’évaluation de votre budget car il est bien connu que l’on travaille mieux avec le ventre bien rempli !

Le marketing et la communication

Parmi les éléments à ne pas négliger lorsque l’on prépare un salon grand public, il y a les frais de marketing et de communication. En effet, la plupart des entreprises participent à ce type d’événement pour établir des premiers contacts et mieux engager les prospects. Il est donc indispensable d’assurer un plan de communication efficace pour promouvoir la présence de votre entreprise. Rien de tel que l'impression de brochures ou de flyers, ainsi que l’utilisation des réseaux sociaux !

Songez aussi à organiser des campagnes publicitaires avant et pendant l'événement. Et, même si cela représente une part importante des coûts en termes de communication, vous pouvez envisager de distribuer des goodies à l’effigie de votre marque pour continuer à marquer les esprits même une fois l’événement terminé.

Si vous n’êtes pas suffisamment à l’aise pour le faire en interne, vous pouvez faire appel à une agence pour préparer vos différents supports de communication, vous faisant ainsi gagner du temps et de la sérénité.

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Les imprévus

Enfin, il est toujours intéressant de prévoir une marge pour les imprévus, afin de pallier tout ce qui pourrait nuire au bon déroulement du salon. En effet, votre participation pourrait être perturbée par des frais supplémentaires liés à un problème de transport, des coûts de gardiennage ou de douane s’il s’agit d’un événement à l’international, ou encore des dépenses pour l’entretien et le nettoyage du stand et des divers équipements.

Une panne d'équipement, un besoin de matériel supplémentaire, ou encore des réparations d'urgence peuvent nécessiter une intervention rapide et donc des fonds disponibles immédiatement. En anticipant, vous vous assurez d’être prêt à répondre à toute situation inattendue !

Comment calculer le coût de participation à un salon ?

Voici un modèle de répartition des coûts, afin de vous aider à planifier le budget pour préparer votre salon professionnel :

• 35 % pour la location de l’emplacement
• 15 % pour la conception et l’aménagement de l’espace
• 20% pour la logistique, le transport et l’hébergement
• 20% pour le marketing et la communication
• 10 % pour faire face aux imprévus

La préparation d’un salon demande évidemment une organisation rigoureuse. En répartissant judicieusement votre budget entre les différents postes de dépenses, vous optimisez vos chances de succès. Nous sommes impatients de voir ce que les exposants ont préparé pour les prochains salons Viving !