De la stratégie de communication au préalable à la concrétisation du stand le jour J, chaque étape doit être planifiée avec précision. Découvrez combien de temps prévoir pour organiser tranquillement et efficacement votre participation à un salon et garantir un bon retour sur investissement.
L’importance de la préparation au salon
La gestion du planning lors de la participation à un événement tel qu’un salon de l’habitat et de l’immobilier comme Viving est quelque chose à ne pas négliger. Une bonne organisation nécessite généralement plusieurs mois, en fonction de la taille de l’événement et des objectifs fixés.
S’y préparer bien en amont permet d’optimiser les ressources, qu’il s’agisse du budget, du temps ou des efforts investis. Définir des indicateurs clés de performance (KPI) dès le départ est essentiel pour mesurer le retour sur investissement (ROI) et s’assurer que la participation génère de véritables retombées !
>> Pourquoi exposer dans un salon ?
Combien de temps pour préparer un salon en tant qu’exposant ?
Le délai à consacrer à la mise en place de l’événement va évidemment dépendre de la taille du salon et des ressources dont on dispose. Il va de soi que plus l’événement est grand, plus la préparation est longue et complexe.
Voici une liste des tâches pour organiser un salon, ainsi que leur durée :
- Recherche du salon et inscription, 6 à 12 mois avant l’événement
- Définition du budget, 4 à 6 mois en amont
- Création du stand et de la stratégie de communication, 3 à 4 mois au préalable
- Préparation logistique et briefing des équipes, 1 à 2 mois au plus tard avant le jour J
>> Comment bien préparer un salon ?
Comptabiliser la logistique du salon
Même si cela vous semble gérable à la dernière minute, il ne faut surtout pas sous-estimer la préparation du stand et de ses animations. Lors de l’élaboration de votre programme, n’oubliez pas de prévoir une marge de manœuvre pour :
- Le design et l’installation du stand, en dénichant des éléments visuels et interactifs pour attirer les visiteurs.
- La gestion des animations, comme des ateliers, des démonstrations ou des jeux concours pour capter l’attention.
- La formation des équipes en amont, en les briefant sur les objectifs et les rôles de chacun durant l’événement.
- La logistique, en anticipant au maximum le transport et l’hébergement.
>> Attirer les visiteurs sur son stand dans un salon
Les étapes à prendre en compte, avant, pendant et après le salon
Deux à trois mois avant l’événement, vous pouvez déjà commencer à lancer les invitations, via les réseaux sociaux, par courrier ou par email. Pendant le salon, l’animation de votre stand et les échanges en direct devraient vous permettre de générer des prospects qualifiés. Enfin, après le salon, le suivi des contacts établis ainsi que l’analyse des résultats obtenus vont vous pousser à ajuster vos stratégies pour les prochains événements !
Pour assurer le succès de votre salon, vous devez absolument optimiser votre temps en planifiant un maximum à l’avance. En règle générale, un délai de 12 mois est recommandé pour être efficace et serein, bien que cela varie selon la taille du salon et l’expérience de l’organisateur.
Une bonne gestion du temps permet de coordonner toutes les étapes et d’apprécier pleinement le jour J. Vivement la découverte des stands lors des futurs salons Viving !
